Botta Jonas, Walliser Pascal

Abstract

The fatal consequences of implementing a HL7 ADT interface

One of our sites implemented a HL7 ADT interface for demographic patient data between the hospital information system (HIS) and the radiology information system (RIS). In the RIS, they implemented a rule that merges patient records if these have an identical patient identification number (PID). They didn't realise that the two systems had overlapping number ranges. As a result, they performed many merges on different patients. Following the RIS, the picture archiving and communication system (PACS) also merged the patient dossiers and changed the corresponding DICOM-header. When the mistake was discovered, we managed to separate the patients in the RIS but not in the PACS.

This implicates some decisions and workarounds for the daily tasks of our radiologists and for the future migration to a new RIS/PACS.

Die Privatklinikgruppe Genolier Swiss Medical Network (GSMN) wollte das RIS eines Standorts an das bestehende ERP der Gruppe anbinden. Die Kommunikation zwischen diesen beiden Systemen sollte im HL7-Standard erfolgen. Dazu wurde eine ADT-Schnittstelle erstellt, welche die demographischen Informationen zu einem Patienten und dessen Fall den Systemen weitergibt. Damit es im RIS danach keine doppelten Patienten gibt, implementiert man eine Regel, durch welche alle Patienten mit der gleichen Patientenidentifikationsnummer (PID) im RIS zusammengeführt werden. Damit, so dachte man, wären die Patientendaten zwischen RIS und ERP synchron. Entsprechende Änderungen im RIS wurden folgerichtig auch ans PACS weitergegeben.

Das gewählte Vorgehen scheint auf den ersten Blick unproblematisch und logisch zu sein. Leider hat man die zuvor existierenden verschiedenen Nummernkreise der beiden Systeme nicht bedacht. In der Folge hat das RIS bei übereinstimmenden PID-Nummern Patienten zusammengeführt, die abgesehen von dieser übereinstimmenden Ziffernfolge nichts gemeinsam hatten. Diese Patientenfusion wurde dem PACS weitergegeben, welches nun ebenfalls die Dossiers zusammenlegte. Die so zusammengeführten Patienten wurden nun als ein und dieselbe Person dargestellt.

In der Folge stellten die Radiologen bei der Befundung fest, dass bei gewissen Patienten Metastasen im Verlauf plötzlich die Seite wechselten oder aus einem Mann eine Frau wurde. Als der Fehler erkannt wurde, versuchte man die Patienten im RIS wieder zu trennen und war weitgehend erfolgreich damit. Leider war das PACS aus ungeklärten Gründen in den meisten Fällen nicht in der Lage, diese Korrektur ebenfalls vorzunehmen. Die primären Mutationen, welche die falschen Patienten zusammengeführt hatten, wurden offenbar vom PACS sehr konsequent vorgenommen: Das PACS hat die Original-DICOM-Header-Informationen in der Datenbank komplett überschrieben, ohne den Originaldatensatz gespeichert zu lassen. Die Korrekturversuche seitens des PACS-Lieferanten haben in der Folge eher für Verwirrung und vor allem für einen Vertrauensverlust der Anwender gesorgt.

Auf Grund dessen präsentiert sich die Situation wie folgt:

Im PACS ist nicht ersichtlich, welche Korrekturen vom RIS übernommen wurden und welche nicht. Es ist auch kein Muster erkennbar, anhand dessen man maschinelle Korrekturen vornehmen lassen könnte. Eine Korrektur der Falschzuordnungen müsste manuell erfolgen, was aufgrund der Anzahl Fälle ein Szenario ist, das nicht umsetzbar ist.

Somit ist heute bei Aufnahmen aus dem Archiv die Zugehörigkeit der Bilder nur schwer nachvollziehbar. Die Radiologen sind sich der Problematik bewusst und prüfen deshalb akribisch, ob die gezeigten Voraufnahmen aus der betroffenen Periode effektiv zum befundeten Patienten gehören.

In unserer «lessons learned»-Liste können wir aufgrund dieser Ereignisse folgende Punkte ergänzen:

‒Vor einer Systemzusammenschliessung sollten die bestehenden Nummernkreise analysiert werden.

‒Automatische Patient-Merges ausschliesslich aufgrund identischer PIDs sind ein «No-Go».

‒Ein PACS muss Änderungen aus dem RIS jederzeit korrekt entgegennehmen und verarbeiten.

‒Der Originaldatensatz darf in einem PACS nie gelöscht oder überschrieben werden.

‒Die systemseitige Hierarchie in Bezug auf Patientendaten in einer Konstellation wie der beschriebenen sollte immer wie folgt sein: ERP (Master) –> RIS (Slave des ERP) –> PACS (Slave des RIS).

Für die RIS- und PACS-Migration haben wir folgende Beschlüsse gefasst:

‒Das fehlerhafte PACS-Archiv wird nicht migriert bzw. nur ab dem Datum, wo der Fehler seitens RIS
behoben war und die Studien somit korrekt archiviert
wurden. Es kann via Query-Retrieve auf das Archiv zugegriffen und ein Preview der gewünschten Studie angeschaut werden. Wenn diese Studie zum richtigen Patienten gehört, wird diese im RIS angemeldet, in das neue PACS-Archiv migriert und die Informationen werden zusammengeführt. Wenn die Studie nicht zum gewünschten Patienten gehört, wird diese wieder zurückgewiesen. Diese Manipulationen werden direkt auf dem Acquisition Controller Modul des neuen PACS durchgeführt.

‒Für die RIS-Migration (Datenbank wird migriert) wird ein Auszug aller patientenbezogenen Daten aus dem ERP erstellt. Bei allen Patienten, zu welchen ein Radiologiefall im ERP existiert, wird die Information mit dem RIS abgeglichen. Alle Patienten, welche zurzeit in der RIS-Datenbank vorhanden sind, aber keine Fallnummer vom ERP haben, werden mit dem ERP-Datenstamm abgeglichen. Patienten mit identischem Namen, Vornamen und Geburtsdatum werden in einer RIS-Maske angezeigt und manuell zusammengeführt. Damit soll erreicht werden, dass die Patientenstämme im ERP und im RIS synchron sind.

Correspondence

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Jonas Botta

GSMN SA

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CH-4500 Solothurn

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