Grosjean Stéphane

Summary

MERCURE is the first ehealth project to be introduced in the Canton of Vaud by the care networks in partnership with the Public Health Service. The care network system is a regional structure coordinating hospitals, health centres, general practitioners and nursing homes. Vaud is divided into 4 zones with a care network system in each zone. Each care network system works through a BRIO (a regional information and orientation office) which is responsible for the occupation of beds in the different nursing homes, ensuring equal treatment of requests.

To treat each request, we need a DMST (Document medico-social de transmission) which is a document with the person’s administrative and care details. This DMST is the principal document for the electronic exchanges between the different institutions. The pilot project focused on transmission of information between the BRIO and the nursing homes. The initial test phase was carried out with 10 nursing homes. Following the success of this initial phase, the project was extended to the whole canton. This presented a major challenge.

The financial aspect was the first element to be dealt with; the second stage was the practical organisation of implementation of the project on a large scale with a small staff. The centralised coordination of computerised information was a major undertaking involving different IT partners and project managers located in each local care network system. Centralisation of the technical expertise allowed a rapid choice of technical elements and utilisation of competences in different sectors allowed a major undertaking in a short time.

Abstract

Le projet MERCURE est le premier projet pilote de mise en œuvre de la cybersanté dans le canton de Vaud. Il est mené en partenariat entre les réseaux de soins et le service de la santé publique. Les réseaux de soins sont une structure régionale de coordination entre hôpitaux, soins à domicile, médecins, établissements médico-sociaux, etc. Le territoire cantonal est découpé en 4 zones sanitaires et donc en 4 réseaux. Chaque réseau a la charge de faire fonctionner un BRIO (Bureau régional d'information et d'orientation) qui a la responsabilité, entre autre, d'assurer l'égalité de traitement des demandes d'hébergement en EMS. Un document médico-social de transmission contenant les principales données administratives et médico-sociales qui permettent la prise en charge des patients suit le patient lors d'un transfert. Ce document médico-social de transmission (appelé DMST) est pilote pour la mise en œuvre des échanges électroniques. Le projet Mercure est centré sur la transmission du document entre les BRIO et les établissements médico-sociaux permet l'intégration des données qu'il contient dans l'application informatisée des EMS. Après une phase de test (avec 10 établissements), le projet est déployé à l'ensemble du canton. Le déploiement à large échelle avec des contraintes de ressources et un objectif de 90 EMS en 6 mois a été un défi majeur à relever.

Le choix du modèle de financement a été le premier enjeu du déploiement. C'est un financement mixte par les pouvoirs publics entre le Service de la santé publique (SSP) et la CORES et les bénéficiaires du projet, à savoir les EMS, qui a été retenu. Ce type de financement a été doublement avantageux. Il a permis d'une part de réduire les coûts engagés dans le projet et, d'autre part, de mesurer l'intérêt du projet par les bénéficiaires eux-mêmes dans la mesure où s'ils n'éprouvaient pas d'intérêt dans le projet, ils ne s'engageraient pas financièrement pour son implémentation.

Après le choix du modèle de financement, la question organisationnelle du déploiement s'est posée: comment déployer à large échelle avec une équipe restreinte?. La coordination centralisée du Système d'information des réseaux de soins vaudois a joué l'interface entre les prestataires informatiques (fournisseurs des clés privées et des adresses électroniques, fournisseurs informatiques des EMS, hébergeur et les répondants locaux du projet (en général infirmiers de liaison) répartis dans chaque réseau. Un bon de commande a été envoyé à chaque EMS avec délai de réponse pour pré-inscription. Une fois l'EMS inscrit, le montant à payer en fonction du nombre de site était confirmé pour chaque établissement au niveau local. Ensuite la planification avec régionalisation des interventions est effectuée en coordination avec le Pôle de coordination du système d'information des réseaux de soins.

Gains de la méthode: un déploiement rapide et à grande échelle grâce à la connaissance des partenaires locaux et des contraintes régionales. L'expertise technique centralisée a permis une réactivité sur les choix techniques de mise en œuvre et a permis de faire le lien avec la stratégie eHealth cantonale. Finalement, une bonne répartition des compétences et une organisation adéquate a permis un déploiement à grande échelle en très peu de temps: 70 EMS en 3 mois et environ 300 personnes formées.

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Stéphane Grosjean

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